Controlli GSE sugli impianti FER: quali documenti conservare

Quali documenti conservare per un controllo GSE su un impianto FER? Autorizzazioni, connessione, componenti, misure, manutenzione e modifiche.

Un impianto alimentato da fonti rinnovabili può funzionare regolarmente per anni senza ricevere una verifica sul posto e trovarsi poi, in un momento successivo, al centro di un controllo documentale o di un sopralluogo del GSE. In quella situazione non è sufficiente dimostrare che l’impianto sta producendo energia: bisogna riuscire a ricostruire con precisione ciò che è stato autorizzato, installato, dichiarato al momento dell’accesso agli incentivi e modificato durante gli anni di esercizio.

È per questo che la documentazione dovrebbe essere considerata parte integrante dell’impianto.

Il quadro generale dei controlli deriva dall’articolo 42 del D.Lgs. 28/2011 e dal D.M. 31 gennaio 2014, che disciplina i controlli sugli impianti di produzione di energia elettrica da fonti rinnovabili per i quali sia stato richiesto o riconosciuto un incentivo di competenza del GSE.

Il principio è semplice: il GSE deve poter verificare che i requisiti che hanno consentito l’accesso al meccanismo continuino a essere rispettati durante l’esercizio dell’impianto.

Da qui nasce una domanda molto pratica per proprietari e operatori: quali documenti conviene avere disponibili quando arriva una richiesta di verifica?

Il GSE può effettuare sia controlli documentali sia sopralluoghi

Un controllo GSE non coincide necessariamente con la visita fisica all’impianto.

La normativa prevede sia verifiche sulla documentazione sia controlli mediante sopralluogo. L’articolo 42 del D.Lgs. 28/2011 stabilisce inoltre che i controlli sugli impianti possono essere effettuati anche senza preavviso e possono riguardare la documentazione, la configurazione impiantistica e le modalità di connessione alla rete.

Nel caso di un sopralluogo con preavviso, il D.M. 31 gennaio 2014 prevede che la comunicazione indichi luogo, data e ora della verifica, il nominativo dell’incaricato e la documentazione che deve essere resa disponibile.

Durante l’ispezione il personale incaricato può acquisire atti, schemi tecnici, registri e altre informazioni pertinenti, oltre a effettuare rilievi fotografici collegati alle necessità del controllo.

Il sopralluogo non serve quindi soltanto a osservare fisicamente pannelli, turbine o altri generatori: serve soprattutto a verificare la corrispondenza tra ciò che esiste realmente e ciò che risulta dalla documentazione dell’impianto.

Non esiste una sola lista valida per tutti gli impianti FER

Parlare genericamente di “documenti da conservare per il GSE” rischia di essere fuorviante.

Un impianto fotovoltaico incentivato in Conto Energia non ha necessariamente gli stessi obblighi documentali di un impianto eolico ammesso a un diverso decreto, così come un sistema alimentato a biomassa richiede informazioni che non esistono in un normale impianto solare.

Lo stesso D.M. 31 gennaio 2014 prevede che l’elenco dei documenti da tenere presso l’impianto venga differenziato in funzione di potenza, tipologia e meccanismo di incentivazione.

Questo significa che la prima verifica dovrebbe essere fatta sul decreto e sulle procedure applicabili allo specifico impianto.

Esiste però un nucleo documentale comune che permette di ricostruire la storia tecnica e amministrativa del sistema e che dovrebbe essere archiviato con particolare attenzione.

Il primo fascicolo riguarda autorizzazioni e progetto originario

Il punto di partenza è tutto ciò che documenta come l’impianto è stato autorizzato e quale configurazione era stata approvata.

A seconda della taglia, della tecnologia, dell’anno di realizzazione e della disciplina applicabile, il titolo può assumere forme differenti. Ciò che conta, ai fini dell’archivio, è mantenere disponibile il provvedimento o la procedura che ha consentito la costruzione e l’esercizio dell’impianto, insieme alla documentazione progettuale collegata.

Per gli impianti FER incentivati diversi dal Conto Energia, le procedure GSE dedicate alla gestione dell’esercizio richiedono, nei casi pertinenti, la conservazione o trasmissione del titolo autorizzativo e del corrispondente progetto quando un intervento successivo ha richiesto una nuova autorizzazione.

È utile quindi archiviare insieme:

titolo autorizzativo originario e successive varianti;
elaborati progettuali approvati;
planimetrie e layout dell’impianto;
documentazione catastale rilevante;
eventuali autorizzazioni ottenute per modifiche successive.

Questo punto è particolarmente importante per gli impianti fotovoltaici realizzati in aree soggette a specifiche tutele. LED Italia ha approfondito il tema nell’articolo Fotovoltaico e vincoli paesaggistici: cosa sapere prima dell’installazione, perché anche la corretta ricostruzione dell’iter autorizzativo può diventare rilevante quando bisogna dimostrare la legittimità della configurazione installata.

Il progetto deve corrispondere a ciò che esiste sul posto

Una planimetria conservata per anni perde buona parte della propria utilità se nel frattempo l’impianto è cambiato e nessuno ha aggiornato l’archivio.

Per questo è consigliabile mantenere non soltanto il progetto iniziale ma anche una documentazione as built, cioè capace di rappresentare la configurazione effettivamente presente.

Il D.M. sui controlli stabilisce che durante un sopralluogo possono essere verificate le caratteristiche tecniche delle opere e delle apparecchiature, la configurazione impiantistica e il processo di produzione.

Nel caso di interventi rilevanti, le procedure GSE possono richiedere planimetrie ante e post operam, indicazione delle parti incentivate e di quelle eventualmente aggiunte o rimosse, nonché informazioni catastali sui componenti.

La possibilità di confrontare rapidamente progetto iniziale, modifiche autorizzate e stato attuale riduce il rischio di dover ricostruire a posteriori anni di interventi tecnici.

La documentazione di connessione alla rete è altrettanto importante

Un altro gruppo di documenti riguarda la connessione dell’impianto.

L’articolo 42 del D.Lgs. 28/2011 include espressamente tra gli elementi oggetto dei controlli anche le modalità di connessione alla rete elettrica.

Nell’archivio dovrebbero quindi rimanere facilmente reperibili i principali documenti relativi alla pratica di connessione con il gestore di rete, comprese le successive variazioni quando abbiano interessato potenza, punto di connessione o configurazione.

In funzione dell’impianto possono essere rilevanti schemi elettrici, documenti relativi al POD, regolamento di esercizio, comunicazioni con il distributore e verbali collegati all’attivazione o alle modifiche del punto di connessione.

È soprattutto la coerenza tra questi documenti a essere importante: potenza, configurazione e misuratori dichiarati nelle diverse pratiche non dovrebbero raccontare versioni differenti dello stesso impianto.

Conviene conservare l’intero fascicolo della richiesta di incentivo

Quando un impianto accede a un meccanismo GSE, vengono trasmesse dichiarazioni, allegati e dati tecnici sui quali si basa il riconoscimento del beneficio.

Quel fascicolo dovrebbe essere conservato.

Il D.M. 31 gennaio 2014 stabilisce infatti che i controlli servono a verificare la sussistenza e la permanenza dei requisiti soggettivi e oggettivi che hanno consentito il riconoscimento degli incentivi.

A distanza di anni, avere una copia completa di quanto effettivamente dichiarato permette di rispondere a una domanda fondamentale: qual era esattamente la configurazione sulla quale il GSE ha riconosciuto il diritto all’incentivo?

Dovrebbero quindi essere archiviati, quando applicabili, richiesta presentata, dichiarazioni sostitutive, allegati tecnici, comunicazioni di ammissione e convenzione con il GSE.

Anche eventuali successive comunicazioni ricevute dal Gestore dovrebbero rimanere collegate allo stesso fascicolo.

Schede tecniche, matricole e certificazioni dei componenti

Un controllo può riguardare anche le caratteristiche delle apparecchiature effettivamente installate.

Per questo è utile poter identificare con precisione i componenti principali.

Nel caso di un impianto fotovoltaico, questo significa poter ricostruire marca, modello e caratteristiche di moduli e inverter; per altre fonti possono diventare rilevanti generatori, alternatori, aerogeneratori e le apparecchiature specifiche del processo.

Le procedure GSE dedicate alla gestione degli impianti FER prevedono, in diversi casi di sostituzione, anche la comunicazione delle matricole dei componenti rimossi e di quelli installati.

Un archivio tecnico ben organizzato dovrebbe quindi contenere schede tecniche, numeri di serie quando previsti, certificazioni dei componenti e documentazione relativa alle eventuali sostituzioni.

Per gli impianti fotovoltaici incentivati in Conto Energia, il GSE ricorda inoltre che, in caso di sostituzione dei moduli, le relative certificazioni devono essere conservate per eventuali controlli. Tra queste possono avere particolare rilievo, a seconda del regime incentivante, documenti relativi al prodotto e alla provenienza dei moduli.

Anche le fotografie possono diventare documentazione tecnica

Una fotografia scattata prima di un intervento può sembrare un elemento secondario fino a quando, qualche anno più tardi, bisogna dimostrare come era configurato l’impianto prima della modifica.

Le Procedure GSE per la gestione dell’esercizio degli impianti FER con incentivi diversi dal Conto Energia indicano espressamente, per gli interventi non significativi, che l’operatore deve comunque conservare la documentazione relativa agli interventi realizzati, citando come esempi registri di manutenzione, certificazioni dei componenti, schemi elettrici, autorizzazioni e fotografie dello stato dei luoghi precedente all’intervento.

È un’indicazione utile anche dal punto di vista organizzativo.

Ogni intervento dovrebbe avere una piccola cartella con fotografie ante e post operam, data dei lavori, componenti interessati e documentazione tecnica associata.

Un intervento “non significativo” non significa “senza documenti”

Questa distinzione è fondamentale.

In alcune procedure GSE esistono interventi per i quali non è richiesta una comunicazione al Gestore perché non incidono sul contratto di incentivazione.

Questo non significa che possano essere eseguiti senza lasciare traccia.

Per gli impianti FER incentivati diversi dal Conto Energia, il GSE chiarisce espressamente che anche per gli interventi non significativi deve essere conservata tutta la relativa documentazione per eventuali controlli.

Rientrano, a seconda del tipo di impianto e della procedura applicabile, operazioni di manutenzione, sostituzione di alcuni componenti elettrici, interventi sui misuratori o modifiche che non incidono sui parametri rilevanti dell’incentivo.

Il principio da ricordare è quindi semplice: “non devo comunicarlo al GSE” e “non devo documentarlo” sono due affermazioni molto diverse.

Gli interventi significativi devono essere ricostruibili dall’inizio alla fine

Quando un intervento modifica parametri rilevanti dell’impianto, aumenta ulteriormente l’importanza dell’archivio.

Occorre riuscire a dimostrare cosa è stato rimosso, cosa è stato installato e quale configurazione è rimasta in esercizio al termine dei lavori.

Per gli impianti FER con incentivi diversi dal Conto Energia, le procedure GSE disciplinano interventi quali sostituzione dei principali componenti di generazione, modifiche della configurazione, ammodernamenti e potenziamenti non incentivati.

Per gli impianti fotovoltaici in Conto Energia esistono procedure specifiche dedicate alla gestione degli interventi di manutenzione e ammodernamento tecnologico.

Il titolare dovrebbe conservare non soltanto la comunicazione inviata al GSE, ma anche gli elementi che consentono di dimostrare materialmente ciò che è stato fatto: schemi aggiornati, identificativi dei nuovi componenti e documenti autorizzativi eventualmente necessari.

Anche quando la comunicazione non è richiesta, il GSE può verificare l’intervento

Per gli impianti fotovoltaici incentivati in Conto Energia, il GSE chiarisce che gli interventi classificati come non significativi non richiedono una comunicazione specifica.

La documentazione deve però essere comunque conservata.

Lo stesso GSE, rispondendo ai chiarimenti sugli interventi, precisa che il Soggetto Responsabile deve conservare tutta la documentazione relativa ai lavori realizzati per eventuali controlli.

Per questo è rischioso basare la gestione dell’impianto esclusivamente su ciò che appare nel portale GSE.

Parte della storia tecnica può trovarsi nei registri interni dell’operatore e diventare rilevante soltanto nel momento di una verifica.

Misuratori e dati dell’energia prodotta meritano un fascicolo dedicato

Il sistema di misura è uno degli elementi più sensibili perché dai dati registrati dipende la quantificazione dell’energia incentivabile.

Il D.M. 31 gennaio 2014 prevede che il sopralluogo possa riguardare la strumentazione di misura, la sua integrità e le misure necessarie per determinare correttamente l’energia incentivata.

Per questo è utile conservare la documentazione relativa ai contatori e agli eventuali interventi effettuati sugli stessi.

Quando previsti dalla specifica configurazione possono essere importanti verbali di installazione o sostituzione, identificativi delle apparecchiature, documenti del gestore di rete e informazioni relative a eventuali sistemi di misura aggiuntivi.

Anche in questo caso il dato tecnico deve essere coerente con gli schemi elettrici e con la configurazione dichiarata al GSE.

Un sistema di accumulo aggiunto in seguito deve lasciare una traccia documentale

Negli ultimi anni molti impianti fotovoltaici sono stati modificati con l’installazione di batterie.

L’aggiunta di un sistema di accumulo modifica la configurazione elettrica e, negli impianti che accedono a incentivi o ad altri servizi GSE, deve essere gestita secondo le Regole tecniche GSE per i sistemi di accumulo.

La documentazione dovrebbe permettere di individuare posizione dell’accumulo, configurazione rispetto ai misuratori, caratteristiche del sistema e comunicazioni effettuate agli enti interessati.

LED Italia ha approfondito le diverse architetture nell’articolo Accumulo fotovoltaico: differenza tra batterie ad alta tensione e bassa tensione, un aspetto tecnico che diventa particolarmente rilevante quando una batteria viene integrata in un impianto già esistente.

Per biomasse, biogas e bioliquidi la documentazione diventa ancora più ampia

Per gli impianti che utilizzano combustibili o matrici rinnovabili, il controllo non può limitarsi alla configurazione elettrica.

Il D.M. 31 gennaio 2014 contempla anche verifiche collegate ai combustibili in ingresso all’impianto, e per alcune tecnologie possono essere richiesti elementi sulla provenienza, sulle caratteristiche e sulla tracciabilità delle materie utilizzate.

Dal 1° gennaio 2026, inoltre, per gli impianti soggetti agli obblighi di verifica della sostenibilità è entrato a regime il sistema ordinario dei Certificati di Sostenibilità, con specifici adempimenti sulla registrazione delle partite di combustibile e delle informazioni associate.

Per un impianto di questo tipo l’archivio deve quindi essere costruito sulla base delle regole specifiche applicabili alla fonte, evitando di utilizzare come riferimento la documentazione tipica di un impianto fotovoltaico.

Cosa accade durante il sopralluogo

Quando il GSE arriva presso l’impianto, il controllo può confrontare direttamente la documentazione con ciò che è installato.

Il D.M. 31 gennaio 2014 indica tra gli elementi verificabili:

caratteristiche tecniche di opere, macchinari e apparecchiature;
configurazione dell’impianto e processo di produzione;
sistemi di misura e relativa integrità;
dati necessari per determinare l’energia incentivabile.

L’incaricato può inoltre acquisire documentazione e realizzare rilievi fotografici connessi alla verifica.

Al termine delle operazioni viene redatto un verbale nel quale sono riportate le attività svolte, i documenti esaminati, le informazioni acquisite e le eventuali dichiarazioni del titolare o del suo delegato.

Il titolare può successivamente presentare memorie e documenti pertinenti che il GSE deve valutare nell’ambito del procedimento.

Un controllo può avvenire anche senza preavviso

Organizzare i documenti soltanto quando arriva la PEC del GSE non è una buona strategia.

L’articolo 42 del D.Lgs. 28/2011 consente infatti controlli sugli impianti anche senza preavviso. Lo stesso D.M. 31 gennaio 2014 prevede questa possibilità.

Quando il controllo è programmato e comunicato preventivamente, nella comunicazione viene indicata la documentazione che dovrà essere disponibile.

La possibilità di una verifica non annunciata rende però utile mantenere almeno il fascicolo essenziale dell’impianto già organizzato e accessibile.

Il problema non è soltanto trovare un PDF: bisogna essere in grado di ricostruire rapidamente la relazione tra quel documento e il componente, l’intervento o la configurazione effettivamente presente.

Quanto tempo bisogna conservare la documentazione?

Non è corretto indicare un unico periodo valido per qualsiasi impianto FER e qualsiasi meccanismo.

I termini e gli obblighi di conservazione dipendono dalla normativa specifica, dal tipo di incentivo e dalla documentazione considerata.

La regola organizzativa più prudente, per un impianto che continua a beneficiare di un meccanismo GSE, è mantenere integro l’intero fascicolo che dimostra il diritto al beneficio e la storia delle successive modifiche, verificando poi nelle regole applicabili quali documenti abbiano specifici periodi obbligatori di conservazione.

Non conviene eliminare il progetto originario semplicemente perché l’impianto è stato aggiornato: proprio il confronto tra configurazione iniziale e configurazione successiva può diventare determinante durante un controllo.

La perdita di un documento non dovrebbe essere scoperta durante il controllo

Molti impianti cambiano proprietario, manutentore o responsabile tecnico nel corso della propria vita.

È in questi passaggi che parte della documentazione rischia di andare persa.

Prima del trasferimento di un impianto sarebbe quindi utile verificare che siano disponibili almeno il fascicolo autorizzativo, quello relativo alla connessione, la pratica GSE, la documentazione tecnica dei componenti e la storia degli interventi.

Un impianto acquistato con incentivi ancora attivi porta infatti con sé anche la necessità di poter dimostrare i requisiti sui quali quei benefici sono stati riconosciuti.

La due diligence documentale non riguarda quindi soltanto il valore amministrativo delle carte: può incidere direttamente sulla corretta gestione economica dell’impianto.

Come organizzare un archivio realmente utile

Per evitare di raccogliere centinaia di file senza una logica, può essere utile suddividere la documentazione in pochi fascicoli principali.

Una struttura pratica potrebbe separare autorizzazioni e progetto, connessione e misure, pratica GSE e incentivo, componenti e interventi.

All’interno dell’ultimo fascicolo, ciascuna modifica dovrebbe riportare data, descrizione, fotografie, documenti tecnici dei componenti installati e comunicazione al GSE quando prevista.

Per impianti complessi è inoltre utile mantenere una cronologia sintetica che permetta di capire in pochi minuti cosa è successo dalla data di entrata in esercizio fino alla configurazione attuale.

L’obiettivo non è produrre nuova burocrazia, ma evitare che la stessa informazione debba essere ricostruita anni dopo attraverso installatori che non lavorano più sull’impianto, vecchie e-mail e file privi di una data certa.

Cosa può accadere se dal controllo emergono irregolarità

Le conseguenze dipendono dal tipo di violazione e dalla normativa applicabile.

L’attuale articolo 42 del D.Lgs. 28/2011 prevede strumenti che possono comprendere rigetto dell’istanza, decadenza dal beneficio e recupero delle somme nei casi previsti; per determinate violazioni relative a impianti che stanno percependo incentivi, la disciplina contempla anche una decurtazione dell’incentivo tra il 10% e il 50%, graduata in funzione dell’entità della violazione.

La norma prevede inoltre una riduzione ulteriore della decurtazione quando determinate violazioni vengono dichiarate spontaneamente dal soggetto responsabile al di fuori di un procedimento di verifica e controllo.

Questo rende ancora più importante monitorare nel tempo la conformità dell’impianto, invece di considerare l’ammissione iniziale all’incentivo come un controllo definitivo.

Il controllo GSE riguarda la storia dell’impianto, non soltanto il giorno del sopralluogo

Un impianto FER può cambiare molto durante vent’anni di funzionamento.

Componenti si guastano e vengono sostituiti, possono essere modificati i sistemi di misura, installati accumuli oppure realizzati interventi sulle opere elettriche e civili.

Il punto fondamentale è riuscire a dimostrare che questi cambiamenti sono stati gestiti senza perdere i requisiti sui quali si basa il meccanismo GSE.

Per questo la documentazione più utile non è necessariamente quella più recente. Spesso diventano decisivi il progetto originario, la prima autorizzazione, la configurazione ammessa all’incentivo e le prove che consentono di seguire tutte le trasformazioni successive.

Chi gestisce un impianto dovrebbe quindi trattare l’archivio documentale allo stesso modo della manutenzione tecnica: aggiornarlo durante la vita dell’impianto è molto più semplice che ricostruirlo quando il controllo è già iniziato.